Propuesta de mejora de la comunicación interna basada en el uso de las TICs, en la empresa Hansen-Holm

Abstract

La presente investigación trata sobre la propuesta de mejora titulada: Propuesta de mejora de la comunicación interna de la empresa Hansen-Holm, mediante el uso de las TICs, está enfocada a solventar las deficiencias detectadas en la comunicación interna de la firma auditora financiera Hansen-Holm & Co. La firma Hansen-Holm, que es una empresa ecuatoriana cuya oficina matriz se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil, presta servicios de auditoría financiera en diversas industrias. Adicionalmente, ofrece servicios de asesoría financiera, y consultoría en las áreas de Impuestos y Seguridad de la Información. La investigación se inició con una entrevista realizada al 50% de los colaboradores, entre los cuales se encontraban los jefes de las áreas claves de la firma, que son: Administración, Auditoría Externa, Control de Calidad y TI, donde se recopiló información relevante sobre los problemas de comunicación que se presentaban en dichas áreas y que generaban dificultades en la realización de las actividades. Entre los problemas detectados están: Retraso en la entrega de los presupuestos de tiempo por parte de la Dirección, deficiencia en la estandarización de las instrucciones que aplican a todos los trabajos de auditoría, uso de formatos y registros desactualizados para el llenado de papeles de trabajo por parte de los equipos de auditoría, entre otros. A través de la investigación y el análisis de varias fuentes especializadas se pudo profundizar el conocimiento para solventar las inquietudes que se presentaron en el desarrollo de este trabajo y así se determinó la influencia que tienen las TIC’s en la comunicación interna de una organización. El tipo de investigación usado fue la cualitativa, adicionalmente, se empleó la técnica de observación participante por lo que se pudo interactuar directamente con los informantes. Así también se recurrió a la herramienta de entrevistas a los responsables de las principales áreas involucradas en los procesos del negocio. A través de las entrevistas se pudo realizar un diagnóstico de la situación interna de la compañía, lo cual ayudó a identificar la problemática y a desarrollar las estrategias a implementarse, soportadas en el uso eficiente y adaptación de la tecnología existente en Hansen-Holm, ya que de acuerdo con los resultados obtenidos en esta investigación se pudo constatar que el uso de las TICs influye positivamente en el proceso de comunicación interna de la empresa, debido a que la mayor parte de las actividades que se ejecutan utilizan estas herramientas. Los resultados de la implementación de estas estrategias son: lograr mitigar las deficiencias detectadas en la compañía, contribuir a la sincronización de actividades en las áreas o procesos importantes, y aportar a la optimización de recursos; lo cual se traduce en mejoras de la comunicación interna entre los colaboradores. Adicionalmente, se establecieron mecanismos de control para evaluar la eficiencia de las estrategias de mejoramiento implementadas, a través de una matriz de indicadores y métodos de medición, de la cual se debe llevar un control regular, con la finalidad de mantener actualizadas las mediciones y a su vez asegurar la efectividad y mejoramiento continuo de estas estrategias.