Propuesta de un plan de mejora de la gestión documental de oficios ingresados en el sistema Quipux del área comercial de CNEL – Esmeraldas, 2022

Abstract

La presente investigación buscó desde su inicio proponer un plan de mejora de la gestión documental de oficios ingresados en el sistema Quipux del área comercial de CNEL Esmeraldas, 2022. El problema nace en el área en mención, debido a la cantidad de documentos que ingresan, pero que, por varios factores, sobre todo, el escaso número de servidores públicos para atender las actividades de recepción de documentos, ingreso de los mismos a Quipux, y posterior despacho a los responsables del área, ocasiona cuellos de botella para la persona encargada de las actividades antes indicadas. Para lograr establecer una propuesta adecuada, fue necesario aplicar una entrevista estructura a la servidora pública responsable de la oficina, quien detalló algunos aspectos relevantes de lo que acontece en el área en temas de gestión documental. La investigación tiene un enfoque cualitativo, con alcance descriptivo, y un diseño no experimental – transeccional. Como resultado más relevante se tiene que, existe un problema de desorganización de la documentación, lo que, sumado a la sobrecarga de trabajo, ha ocasionado un colapso del manejo documental del área comercial de CNEL Esmeraldas – Ecuador. La implementación de la presente propuesta no está en manos de la investigadora, no obstante, se plantea que se aplique a partir del segundo semestre del año 2023, una vez que se haya socializado este documento y se cuente con el aval de las autoridades de la institución. Para ello, se prevé un proceso de socialización durante el primer trimestre de 2023, luego, un plan de implementación piloto que duraría un mes (abril/2023). El presupuesto estimado asciende a $ 8.340,00 (ocho mil trescientos cuarenta dólares 00/100 americanos), los que estarían destinados a pagos de sueldos de la persona encargada del manejo documental más gastos de materiales fungibles.